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如何用办公文件柜实现管理?
时间:2015-07-07 14:41   点击:
摘要:公司采购人员从办公文件柜的选材、颜色、款式、尺寸、厂家,千挑万选,选定办公家具公司,选定办公文件柜,兴冲冲终于买好了文件柜,但你会用吗?办公文件柜如何才能发挥它最大的作用呢?如何用办公文件柜实现管理?
  公司采购人员从办公文件柜的选材、颜色、款式、尺寸、厂家,千挑万选,选定办公家具公司,选定办公文件柜,兴冲冲终于买好了文件柜,但你会用吗?办公文件柜如何才能发挥它最大的作用呢?如何用办公文件柜实现管理?
  办公文件柜基本功能在存储,但存储是为了企业的最终运营和管理。如果做不到分门别类地存储和管理,文件放置到办公文件柜中还是乱七八糟,要找文件都找不到,办公文件柜就失去了它很大的作用。
  首先,分地区的管理。使用办公文件柜的大中型公司,可能在全国不同的地区有分部,那我们就可以将文件柜分为存储不同分部信息和资料或档案的文件柜。至于公司的档案、人员档案又可分开。如此,做到了分而治之,统一规划的目的。这样意义上的分类同样包括分部门的管理,总经理对整个公司的部门工作可以有更明确的管理。
  其次,分项目的管理。学校、科研机构、接项目的企业等,不止一个的项目,每个的项目又有不同的版本进度,建立项目文件柜,从而可以优化项目的工作流程,节省很多时间,每人独立完成自己的部分,项目经理统筹整个进度,这才叫高效工作和团队协作。
如何用办公文件柜实现管理?
  再有,要有做备份的习惯。就像工作中对电脑的使用,通常我们接受到新的文件,需要我们进行操作时,先在本地进行备份,然后才开始操作,有时一些文件会存储到云盘或者移动硬盘,那办公文件柜的文件管理同样的道理,也离不开备份文件柜,以防人员变动,造成文件丢失,而对公司造成伤害。
  或者,我们也可以建立专门的流程管理文件柜,将公司制度、工作流程等专门放置于流程管理文件柜。
  优秀的管理者一定首先是善于管理文件的,会将办公文件柜的作用发挥到最大的。
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